Jeder, der einen  dienstlichen E-Mail-Account nutzt oder zur Verfügung stellt, kennt das Problem: Inwieweit darf die dienstliche E-Mail-Adresse auch für private Zwecke genutzt werden?

Grundsätzlich sind die dienstlichen Email-Adressen dienstlichen Zwecken vorbehalten. Der Arbeitgeber kann jedoch die private Nutzung erlauben. Dies kann zum einen ausdrücklich, zum anderen kann dies auch durch Duldung erfolgen. Bei dem zweiten Fall kennt der Arbeitgeber die private Nutzung und nimmt sie hin.

Untersagt der Arbeitgeber die private Nutzung, sind grundsätzlich keine besonderen Regelungen zu treffen. Manchmal sind private und dienstliche Nutzung eng verknüpft. Wünscht der Arbeitgeber die Mitgliedschaft in einem Business-Netzwerk ( z.B. Xing) könnten darüber auch private Einladungen empfangen werden. Diese laufen auf der dienstlichen Adresse auf und werden eventuell während der Arbeitszeit bearbeitet. Duldet der Arbeitgeber ein solches Verhalten liegt wohl eine private Nutzung mit weitreichenden Konsequenzen vor. Bei erlaubter privater Nutzung erbringt der Arbeitgeber Telekommunikationsdienste und ist damit den Beschäftigten gegenüber zur Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Dieses stellt den Inhalt und die näheren Umstände der Kommunikation unter einen besonderen Schutz, so dass diese nur mit Erlaubnis des Betroffenen zur Kenntnis genommen werden dürfen. Durch diesen Schutz wird dem Arbeitgeber somit die Möglichkeit der Kenntnisnahme des Inhalts der E-Mails rechtlich entzogen. Dies gilt dann auch für die geschäftlichen E-Mails. Auch deren Inhalte darf er grundsätzlich nur noch mit Erlaubnis des Beschäftigten einsehen.

Es ist im Interesse des Arbeitgebers, den Umfang der privaten Nutzung zu beschränken und diese zu kontrollieren. Dies kann durch Betriebsvereinbarungen erfolgen oder –sofern keine Personalvertretung existiert- in Dienstanweisungen oder Richtlinien. So kann geregelt werden, dass die E-Mails erst gar nicht auf dem dienstlichen System, sondern auf sogenannten Webmailern versandt und dass private E-Mails nur in den Pausen bearbeitet werden dürfen.

Den Beschäftigten muss transparent gemacht werden, auf welche Weise die Kontrolle der privaten Nutzung stattfindet. Auch das Verfahren einer datenschutzkonformen Protokollierung und Missbrauchskontrolle sollte in einer Vereinbarung festgelegt werden. Die Maßnahmen unterliegen der Mitbestimmung des Betriebs- oder Personalrats. Ferner muss auch der einzelne Arbeitnehmer zustimmen.

Ihr Arbeitsrechtler berät Sie gerne näher über den Themenkomplex und die Einzelheiten der erforderlichen Regelungen.

Patrick Brach

Rechtsanwalt in Limburg

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht